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我建议初次参加学术会议的人可以提前做好如下准备，这对你临场应变给人以好印象都非常有用。
1、着装请以正装为主，尤其是自己做报告的时候，服装整齐有精神气很重要。其他时候可以稍微休闲放松一些。
2、出发之前的一两周，先自己向研究室成员或者其他相熟的研究者做几次模拟报告，麻烦他们向你提出尽量多的问题。这样可以大概预估到自己在正式报告时可能被问到的问题，做好准备到时候才不会慌。?
3、除了在会议上要做报告的论文之外，可以考虑带上自己其他的论文与项目介绍文档，这样有助于与同行者交流到其他研究题目的时候有东西可以拿出来说。
4、作报告的时候多使用激光笔、注意面带微笑、眼神接触这些就不多说了。对于别人的提问，最好先用自己的话归纳确认一次。
5、自己的报告做完之后就相对轻松一些了，主要是听别人的报告，选几个自己感兴趣的题目认真听就行了。
6、与别人交流的时候先夸奖再提问，如“我觉得您的研究很有意思，能问你几个问题吗？” 注意要避免提及宗教与政治问题。
7、最后，其实开会也是很辛苦的事情。从早餐时间开始到晚宴会都在交际几乎没有自己的私人时间，所以请尽量保持充足的睡眠和体力吧。
如果你能做到以上几点，那么相信你即使是第一次参加，也不至于紧张得丢了自己的面子，也同样会给人留下好印象,好的准备会达到事半功倍的效果哦。
出国开会是否可以带家属，取决于会议的组织者和举办方是否允许家属随行。
一般来说，参加学术会议，大多数情况是不可以带家属的，会议主办方只为参会者提供有限的住宿资源，这些资源通常只分配给参会者本人。
如果确实需要带家属，可以提前联系会议的组织者或举办方，询问是否可以安排家属的住宿和交通等相关事宜。如果主办方同意安排家属的住宿和交通等事宜，那么参会者就可以带家属参加会议。
至于签证的办理，通常需要准备以下材料：
1. 有效护照：请确认您的护照有效期至少在半年以上。
2. 签证申请表：可以在相关国家驻华使馆的网站上下载并填写签证申请表。
3. 证件照：请准备几张近期免冠证件照片，通常需要3张2寸彩色照片。
4. 签证申请手续费：根据您所申请的签证类型和所在国家，可能需要支付一定的签证申请手续费。
5. 旅行保险：如果您的计划涉及到旅行，建议购买旅行保险以应对可能的意外和风险。
6. 机票和酒店预订证明：如果您的计划涉及到旅行，可能需要提供机票和酒店预订证明。
7. 邀请信或邀请函：如果您是受邀参加会议，可能需要提供邀请信或邀请函。
8. 其他材料：根据您的具体情况，可能需要提供其他相关材料，比如行程单、财力证明等。
在准备以上材料时，请注意以下事项：
1. 请务必确认您所提供的材料真实有效。
2. 请在申请签证前检查您所提供的材料是否齐全和正确，以免造成不必要的麻烦。
3. 在提交签证申请后，请保持联系电话畅通，以便使馆在需要时能够及时与您取得联系。
最后，建议您提前至少一个月开始准备签证申请事宜，以免因材料不齐全或其他原因导致签证申请被延误或被拒签。同时，在签证有效期内，请务必注意遵守目的国家的法律法规和文化习惯，以确保您的出行顺利和安全。
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